Väikeettevõtted käivitavad sageli kingade eelarve. See muudab kulude kontrollimise ettevõtte pikaajalise tervise jaoks hädavajalikuks. Üks viis kulude kärpimiseks ja vastutustundlike kulutuste soodustamiseks on kõigi uute ostude jaoks sisemise taotlusprotsessi väljatöötamine.
Ostutaotluse vorm
Ostunõude vorm on sisemine dokument, mida töötajad kasutavad konkreetse eseme ostmiseks. Töötaja kirjeldab toodet ja miks seda vaja on. Seejärel saadetakse see vorm teistele ettevõtte üksikisikutele ja osakondadele ülevaatamiseks ja kinnitamiseks.
Taotlusprotsess
Taotlusprotsess on ettevõttesisene ja ettevõtte lõikes erinev. Kuid tüüpiline ostutaotluse protsess võib toimida järgmiselt:
- Töötaja vajab uut sülearvutit ja saab taotlusvormi. Ta kirjeldab soovitud sülearvutit ja vajadusel selgitab, miks ta seda vajab. Seejärel palub ta osakonnajuhatajal allkirjastada taotlusvorm.
- Pärast juhendaja vormi allkirjastamist võib see minna IT-osakonda, et osakonna spetsialistid saaksid veenduda, et arvuti ühildub ettevõtte süsteemidega ja et see vastab andmeturbestandarditele.
- Pärast IT heakskiitu läheb taotlus ostuosakonnale. Osakonna töötajad hankivad arvuti mitme jaemüüja hulgast ja otsustavad selle osta kõige soodsama hinnaga jaemüüjalt. Ostuosakond väljastab müüjale ostutellimuse.
Taotlusprotsessi eelised
Rekvireerimisprotsessil on isegi väikeettevõtete jaoks mitmeid eeliseid:
- Läbipaistvus: Taotlusprotsess nõuab töötajatelt ja nende juhendajatelt ostu õigustamist. Lihtne protsess, kus kirjutatakse üles, miks konkreetset toodet vaja on, võib tarbetuid oste vähendada. Samuti võib see minimeerida kallite esemete ülekulu, kui odavam toode vastaks ettevõtte vajadustele.
- Funktsionaalsus ja ühilduvus: Mõned tooted, eriti tarkvaralektroonika, võivad olla vastuolus ettevõtte praeguste seadmete ja süsteemidega. Nõudes teiste asjaomaste osakondade juhtidelt ostul allkirjastamist, vähendab või välistab ettevõte toote tagastamise vajaduse, kui avastatakse, et see lihtsalt ei sobi ettevõttele.
- Parima tehingu saavutamine: ostuosakonnad või ostuhaldur võivad arendada suhteid müüjatega ja kindlustada paljude toodete eelistatud hinnakujunduse.
Muud taotlusprotsessi kaalutlused
Mõni ettevõte ei nõua kõigi ostude jaoks taotlusvorme. Näiteks võib ettevõte otsustada, et alla 100 dollari maksvate esemete ostud, mis ei ole tarkvara, arvutid ega välisseadmed, saab osakonna juhataja otse heaks kiita ja tellida. Rekvireerimisprotsess võib olla väga väikeettevõtte jaoks, kus töötab ainult üks või kaks töötajat. Äri kasvades on ostuprotsesside ülevaatamine ja uute protsesside juurutamine aga alati hea mõte.