Peaaegu veerand kõigist Ameerika Ühendriikide postiteenuse (USPS) kaudu käivatest kirjadest sisaldab aadressi viga, mis võib muuta selle kohaletoimetamise keerukaks, põhjustada viivitusi ja maksta postkontori aega ja raha, kirjutab USPS.com PostalExplorer veebitööriist. Kirja kirjutajad saavad sageli valesti aru aadressiridade õigest järjekorrast, sealhulgas USPSi tähelepanu reast, kuhu peaks kirjutama äriosakond. Vihje: see pole ümbriku vasakus alanurgas.
Asetage aadressid õigesse asendisse
Ümbriku vasakusse ülanurka kirjutage oma tagastamisaadress: nimi, teie ettevõtte nimi, tänav ja postkast ning linn, osariik ja sihtnumber. Nüüd leidke ümbriku keskpunkt ja liigutage üks tühik paremale; siia läheb saaja aadressi esimene rida. Kirjutage aadress kindlasti paralleelselt ümbriku pikima küljega. Aadressi esimest rida nimetatakse nimeks või tähelepanu jooneks. Kui saadate selle kindla isiku asemel kindlasse osakonda, pange osakond esimesele reale. Võite kirjutada "Tähelepanu" või selle lühendi "ATTN", kuid see pole vajalik.
USPS-i automatiseeritud postilugemismasinad loevad aadresse alt üles, alustades linnast, osariigist ja sihtnumbrist. Järgmisena otsivad masinad tänava aadressi või postkasti numbri, seejärel ettevõtte nime ja lõpuks selle lõpliku saaja, olgu selleks siis inimene või osakond. Kui postiteenistujad varem sorteerisid, polnud nii tähtis, kui kirjutasite vasakusse alanurka "ATTN: M. Murdock", kuid täna tehes ajavad masinad segadusse või nad ei näe seda, kuna see on väljas nende skaneerimispiirkonnast.
Õige standardaadressi näide, mida automatiseeritud masinad hõlpsasti loevad, on:
- Nimi või osakond: TURUSTUSOSAKOND
- Ettevõtte nimi: HOMETOWN CONFECTIONS INC
- Aadress: 6300 PARKS ST
- Linn, osariik, sihtnumber: FREDERICK MD 21702
Kirjutamine inimesele, osakonnale või mõlemale
Kui soovite pöörduda inimese poole, siis tehke seda osakonna asemel ja lisage inimese nimi, kui seda teate. Näiteks: MS ANNA DREW MARKETING DIRECTOR. Kui see ei mahu ühele reale, liigutage pealkiri teisele reale. TURUNDUSOSAKONNA lisamine on sel juhul üleliigne, nii et jätke see välja. Kui te ei tea isiku pealkirja, võite kirjutada MS ANNA DREW esimesele reale ja TURUNDUSOSAKOND teisele reale, kui ettevõte on piisavalt suur, et te ei usu, et kiri jõuab adressaadile osakonda nimetamata.
Kasutage kõiki suurtähti ja tühikujälgi
USPS-i automatiseeritud masinad saavad kiiresti ja lihtsalt lugeda, kui kasutate KÕIKI CAPS-i ja ilma kirjavahemärkideta. Nagu enamik inimesi, õpetati teid tõenäoliselt kirjutama aadressiks "Linn, osariik (kaks tühikut) ja seejärel sihtnumber". Masina täpse lugemise õige viis on aga "linna (üks tühik, koma puudub) osariigi (kaks tühikut) sihtnumber." Kasutage kahetähelist lühendit, mille USPS tähistab iga osariigi jaoks, nagu on näidatud teie sõnastikus. Pange tähele, et need erinevad traditsioonilistest osariigi lühenditest, mida kasutatakse endiselt ajaleheartiklites ja ametlikus kirjutamises. Näiteks:
- Kirjutage PA mitte Pa.
- Kirjutage RI, mitte RI
- Kirjutage ND, mitte N. Dak.
Järgige täpse kohaletoimetamise lisareegleid
USPS.com PostalExplorer annab täiendavaid juhiseid, mis aitavad tagada, et teie post jõuaks sinna, kuhu soovite.
- Vasakpoole põhjendage aadressi kõiki ridu.
- Kasutage lihtsaid fonte ja vähemalt 10-punktilist tüüpi.
- Lisage kindlasti suunad nagu N, SE või W. Sama aadress võib olla nii tänava põhja- kui lõunaosas.
- Veenduge, et aadress kuvatakse ümbrikeakende või siltide kaudu õigesti.
- Kasutage valgel või muul heledal paberil musta tinti. Ärge kunagi kasutage tumedale paberile vastupidist printimist nagu valge.
- Pange sviitide või korterite numbrid tänava aadressi kohal olevale reale, kui see kõik ei mahu ühte ritta.