Ettevõtte avamine ja juhtimine maksab raha, olenemata sellest, kas see kulub käivitamiskuludeks, üldkuludeks, palkadeks või sama lihtsateks kontoritarvikuteks kui märkmikud. Arvestada tuleb kolme peamist tüüpi kontorikulude kategooriat: üldised kontorikulud, kontoritarbed ja suured kontoriseadmed nagu mööbel. Kõigiga tuleb nõuetekohaselt tegeleda, kui ettevõtted koostavad oma ärimaksud mahaarvamiste saamiseks.
Kontori üldkulud vs tarvikud
Kontori üldkulud on seotud kontoritegevusega. Teie üldine kontorikulude loend võib sisaldada laua- ja sülearvuteid ning tahvelarvuteid, kontoritelefonide süsteeme ja töötajate mobiiltelefone, raamatupidamistarkvara, veebisaiditeenuseid ja Interneti-tasusid. Muud tegevuskulud võivad hõlmata puhastusteenuseid ja kommunaalkulusid.
Kontoritarbed on lühiajalised kaubad, mis tuleb uuesti täita või välja vahetada. Inline Accounting soovitab, et sõltuvalt ettevõtte tüübist hõlmaksid need printeri tinti, toonerit, kohvi, klambreid, pastakaid, vett ja kirjatarbeid, sealhulgas paberarveid. Äriseadmeteks peetakse suuri asju, mis maksavad rohkem raha, näiteks kontorimööblit.
Ärikulud vs kapitalikulud
Kapitalikulutused on raha, mida ettevõtted kasutavad peamise füüsilise vara hankimiseks, hooldamiseks ja parandamiseks. Need kulutused tekivad siis, kui ettevõtted teevad suuri investeeringuid, laiendavad tegevust või alustavad suuri projekte. Need võivad hõlmata uue lao ehitamist, uue katuse paigaldamist või veoautopargi ostmist.
Need on ettevõtluskuludest erinev kategooria. Kapitalikulud on mõeldud pikaajalisteks ettevõtlusvajadusteks, samas kui ettevõtluskulud on lühiajalisemad. Kapitalikulusid ei saa täielikult maha arvata samamoodi nagu kontoritarbeid ja kulusid.
IRSi ärikulude üldmäärused
Freshbooks selgitab, et ettevõtluskulud, nagu kontoritarbed, saab maksudeklaratsioonidest maha arvata, kui ettevõte tegutseb kasumis. Üldiselt peavad ettevõtluskulud olema nii tavalised kui ka vajalikud. Teisisõnu, need peavad olema eeldatavad kulud ettevõtte tüübi juhtimiseks ja vajalikud igapäevase ja pikaajalise tegevuse jaoks.
Ettevõtluskulud tuleb eraldada kapitalikuludest, müüdud kaupade maksumuse määramiseks kasutatavatest kulutustest ja isiklikest kulutustest. Üldiselt võite maha arvata mis tahes ettevõtluskulude kogusumma, kui need vastavad nendele „tavalistele ja vajalikele“ kriteeriumidele ega ole kapitalikulud.
IRS-is on kodupõhiste ettevõtete suhtes erinevad reeglid. Need ettevõtete omanikud peavad eristama esemeid, mida kasutatakse ainult ettevõtte jaoks, ja nendest, mida ei kasutata. Laste koolitööde jaoks kasutatavat sülearvutit ei saa liigitada ettevõtluse kuluks. Kui seda kasutatakse mõnda aega ettevõtluse jaoks, võite siiski osa teatud kuludest maha arvata.
Mis on ärikulude loendites
Ettevõte, mis ei asu kodus, võib olla võimeline maha arvama mitmesuguseid ärikulusid. Suurtel ettevõtetel võib olla rohkem kvalifitseeruvaid mahaarvamisi kui väikestel. Suure ettevõtte ärikulude loend võib sisaldada üüri, kindlustust, seadmete rentimist, pangatasusid, palgaarvestuse tasusid, töötajate tervishoiu- ja hüvitiste programme ning õigusabitasusid.
Väikestel ettevõtetel on võimalik ka paljud neist kuludest maha arvata. Müüjaid palgavad ettevõtted saavad arvata maha ametiautode, reisi, majutuse ja koolituse kulud. Agerase sõnul võidakse maha arvata ka hoolduse, remondi ja vormiriietusega seotud lisakulud.
Koduettevõtete kvalifitseeruvate kontorikulude loend on veidi erinev. Kodus peab olema ala, mida kasutatakse ainult ettevõtte juhtimiseks. See ärikulude loend võib sisaldada osa kodu kinnisvaramaksudest ja hüpoteegi intressidest, eraldi telefoniliini, mida kasutatakse ainult ettevõtte jaoks, kindlustust, valvesüsteemi, kodu hooldust ning hooldust ja remonti.
Väikesed kontorikulude mahaarvamised
Kontorikulude mahaarvamise nõudmiseks peab ettevõte säilitama üksikasjalikud kviitungid. Kui ettevõte esitab oma maksuvormid, arvab ta kasumist maha kontoritarbed. Niisiis, ettevõttel, kes teenib 100 000 dollarit kasumit ja kulutab kontoritarvikutele 15 000 dollarit, on maksustamise eesmärgil 85 000 dollari suurune kasum, kui pole muid mahaarvamisi.
Ettevõtte üld- ja halduskulud arvatakse tavaliselt maha samal aastal, kui need tasutakse. Erand on kulud, mis on otseselt seotud uue ettevõtte asutamisega; need tuleb kapitaliseerida viie aasta jooksul.
On reeglid, kuidas saab lahutada selliseid asju nagu meelelahutuskulud ja kliendi kingitused. Näiteks saavad ettevõtete omanikud klientide toidukordadest maha arvata 50 protsenti, kuid see piirdub ainult ühe inimesega; grupisöögid ja peod ei loe. Kliendikinkide puhul on lubatud 25-protsendiline mahaarvamine.
Kodukontori kulude mahaarvamised
Füüsilise kodukontori ruumi saab maha arvata kahel viisil: lihtsustatud või tavaline. IRS kirjeldab lihtsustatud meetodi mahaarvamist järgmiselt: "5 dollarit kuni 300 ruutjalga bürooruumi ruutmeetri kohta". Standardmeetod on keerulisem; see jälgib tegelikke kulutusi ja arvutab lõpliku arvu selle põhjal, kui palju protsenti kodust kasutatakse ettevõtluseks.
Muud kodukontori kulude mahaarvamised arvutatakse samuti protsentidena kontoripinna või läbisõidu põhjal. Nende hulka kuuluvad transport, Interneti-teenus, telefoni kasutamine ja muud esemed.
Kulude kategoriseerimise viisid
Ettevõtluskulud võib jagada kolme kategooriasse: püsivad, muutuvad ja perioodilised. Püsikulud jäävad samaks, kuid võivad teatud ajahetkel, näiteks aastal, veidi muutuda. Selle ilmne näide on igakuine üürimakse, mis tõuseb 12 kuu möödudes.
Muutuvad kulud ei ole järjepidevad ja võivad arvestada ettevõtte suurimaid kulusid. Neid on näha palgakuludes, kommunaalmaksetes, varude ostmises ja uute toodete turule toomises. Perioodilised kulutused on ootamatud ja neid võib olla keeruline planeerida. Suur osa valest tellimusest ümber teha, arvutisüsteem välja vahetada või uus kontor avada - see kõik on osa sellest.
Kuidas amortisatsioon töötab?
IRS võimaldab väikeettevõtete omanikel maha kanda esimesed 18 000 dollarit, mis maksti ettevõtluseks kasutamiseks ostetud seadmete eest ainult antud aastal. Kui ettevõte ostab tavaliselt igal aastal nii palju seadmeid, võib ta kohe kasutada täielikku maksusoodustust.
Kui tegemist on pigem muutuva või perioodilise kuluga, võib ettevõtte omanik soovida amortisatsiooni ära kasutada. See on vara väärtuse vähenemine aja möödudes. Amortisatsioon on ettevõtete omanike jaoks maksuvabastatav ja põhineb IRS-i valemil. See võimaldab taotleval isikul ostukulusid aja jooksul amortiseerida, et need jaotada.
Mitut tüüpi kontorikulusid võib bilansis klassifitseerida põhivaraks ja neid võib amortiseerida. Ettevõtted kasutavad pikaajalist tulu teenimiseks põhivara ja need varad jäävad ettevõttesse pikemaks ajaks. Näideteks on ettevõtte sõidukid, mööbel, arvutid ja masinad.
Kasulikud ressursid maksude esitamiseks
IRS-i veebisaidil on palju teavet, mis aitab ettevõtete omanikke maksude ettevalmistamisel. IRSi väljaandel 535 ettevõtluskulude kohta on juhised teemade kohta, mis hõlmavad üürikulusid, töötajate maksmist, amortisatsiooni ja ammendumist.
See vorm viitab ka veebiteenustele Business Services, mida toetab sotsiaalkindlustusamet. Business Services Online pakub veebipõhiseid registreerimisvõimalusi raamatupidajatele, CPA-dele ja teistele registreeritud agentidele, kes töötlevad teatud maksuvorme.