Kaupade või teenuste müügi ajal sõlmivad ostja ja müüja lepingu äritehingute sõlmimiseks ja finantstehingu lõpuleviimiseks. Leping võib olla suuline või kirjalik ning tehingu tingimused fikseeritakse või dokumenteeritakse arve ja kviitungiga. Arved ja kviitungid on raamatupidamise algdokumendid; arvet nimetatakse ka arveks. Arveid ja kviitungeid kasutatakse raamatupidamises müügitehingute kajastamiseks ning maksetaotluste ja laekumiste kajastamiseks.
Müüja pakutavad arved
Arve on müügiarve või maksetaotlus. Selles loetletakse müüja poolt kliendile pakutavad kaubad või teenused koos hindade, krediitide, allahindluste, maksude ja võlgnetavate summadega. See võib sisaldada ka krediiditeavet, arve numbrit, müüja nime ja mis tahes spetsiaalseid müügiprogramme.
Näiteks võimaldavad paljud arved ostjal tasuda 30 päeva ja pakuvad arve kuupäeva esimese 10 päeva jooksul tasumiseks soodustust. Arve sisaldab müüja ettevõtte kontaktandmeid, sealhulgas ettevõtte nime, aadressi, telefoninumbrit, faksinumbrit ja veebiaadressi. See sisaldab ka ostja kontaktandmeid ja müügitehingu kuupäeva. Arveid ei tohiks segi ajada ostutellimustega, mis on ostjate kirjalikud taotlused müüjatele, millega antakse luba kauba saatmiseks või kohaletoimetamiseks kokkuleppel maksmisega.
Kviitungid makse sooritamise tõestamiseks
Kviitung on dokument, et müügi lõpuleviimiseks on tasutud. Enamikul juhtudel on see omandi tõend. Selles on loetletud kaubad või teenused, hinnad, krediidid, allahindlus, maksud, makstud kogusumma ja makseviis. Laekumised sisaldavad üldjuhul teavet eri vormingutes ja erineval määral ostjate ja müüjate kohta.
Näiteks müügikohtade ostudel, näiteks bensiinijaamast autole gaasi ostmisel, on müüja täielik teave, kuid ostja teave on piiratud. Kviitung on ostja maksetõend.
Emitendid ja saajad
Arved ja kviitungid genereeritakse müüjate, kaupmeeste ja müüjate poolt ning väljastatakse ostjatele, klientidele või klientidele. Raamatupidamisosakonnad, müügitöötajad ja klienditeenindajad võivad klientidele arveid väljastada. Arstide ja hambaarstide kabinetid väljastavad patsientidele osutatud teenuste eest arveid. Kelner või kelner väljastab restoranides einestajatele tellitud toidu eest arve, mida nimetatakse arveks või tšekiks.
Kviitungite saajad on tavaliselt kliendid, kuid nad võivad olla raamatupidajad või raamatupidajad, samuti kolmandad isikud, kes saavad kviitungeid tõendina kliendi finantstoimingute tasumise kohta.
Arved ja kviitungid
Arveid kasutatakse ostjatelt makse küsimiseks, müügi jälgimiseks, varude kontrollimiseks ning kaupade ja teenuste kohaletoimetamise hõlbustamiseks. Arveid kasutatakse ka eeldatavate tulevaste tulude jälgimiseks ja kliendisuhete haldamiseks, pakkudes soodsaid maksevõimalusi, näiteks pikendatud maksetähtaegu või ennetähtaegse maksmise või sularahamaksete allahindlusi.
Ostjad või kliendid kasutavad kviitungeid tõendamaks, et nad on eseme eest maksnud, eriti tagastussituatsioonides, kus kaup on vigane või defektne.