Töötaja ID on kood, mida tööandja kasutab organisatsioonis töötavate inimeste kordumatuks tuvastamiseks. Töötaja ID võimaldab sujuvat ja täpset arvestust ning aitab säilitada konfidentsiaalset teavet. Kui juhite väikeettevõtet käputäie töötajatega, ei pruugi töötaja ID muret tekitada, kuid teie ettevõtte kasvades on see olulisem.
Miks mitte SSN?
Töötaja ID-number ei ole sama, mis föderaalvalitsuse määratud maksu-ID number või sotsiaalkindlustuse number (SSN). Kuigi SSN-id on veel üks kasulik isikutunnistuse vorm, tuleks neid hoida konfidentsiaalsetena ja neid ei tohiks kasutada igapäevases arvestuse pidamisel. Identiteedivargad otsivad SSN-e, kuna nad tuvastavad ainulaadselt USA kodanikke. Vargade tuvastamine võib kasutada sotsiaalkindlustusnumbreid võltsitud isikutunnistuste ja muude petlike dokumentide loomiseks. Töötajate isikutunnistustega on seda raskem teha, kuna neid pole väljaspool ettevõtte sisemist registrit võimalik kasutada.
“John Smithi” probleem
Teie ettevõtte kasvades suureneb tõenäosus, et võtate tööle mitu sama nimega inimest, eriti tavaliste nimede puhul. Ehkki keskmised nimed ja pealkirjad nagu „Arst“ võivad inimesi eristada, ei toimi see alati. Töötajate kordumatute ID-de süsteem võimaldab teil identifitseerida ja registreerida inimesi, kellel on sama nimi.
ID-koodi vorming
Kui loote töötaja ID-koodi, on vorming täielikult teie enda otsustada. See võib olla number või tähtede, numbrite ja muude sümbolite kombinatsioon. Ettevõte saab ID-d kasutada töötaja tüübi tuvastamiseks; näiteks võib tähe „T”, millele järgneb paar numbrit, tuvastada see inimene tehnikuna. Mõni ettevõte kasutab järjestikust numeratsiooniskeemi, kus varakult liitunud töötajaid on vähe ja hiljem palgatutel suurem arv.
ID-numbrite keskjuhtimine
On oluline, et teie ettevõte määraks uued ID-numbrid ettevõttes ühes või tsentraliseeritud kohas, näiteks personaliosakonnas, või väikeettevõtete, raamatupidaja või palgal oleva isiku jaoks. Keskendades vastutust, vähendab see võimalust anda sama number rohkem kui ühele inimesele või sama isik saab lõpuks mitu numbrit. Sujuvalt toimiva raamatupidamissüsteemi jaoks on ainulaadsus ülioluline.
Mitmeotstarbeline ID
Võimalik, et teie organisatsioon võib kasutada ühte töötaja numbrit mitmel eesmärgil. Näiteks palgata praktikant ei pruugi palgasüsteemis olla, kuid neil on siiski vaja selliseid ressursse nagu võtmed ja arvuti juurdepääs. Kui teie ettevõte võtab tööle praktikandi, võivad nad säilitada sama numbri; te ei pea neid oma raamatupidamissüsteemi uuesti sisestama.
Töötaja ID ja andmebaasid
Töötaja ID aitab üleliigse teabe vähendamise abil muuta arvutipõhise arvestuse pidamise tõhusaks. Näiteks võib töötaja failil olla töötaja ID, nimi, kodune aadress ja telefoninumber. Failil, mis jälgib puhkuse aega, võib olla ainult ID number ja puhkuse kuupäev. Arvuti seob need kaks faili ID-numbri abil automaatselt kokku, võimaldades aruandes näha töötaja nime ja puhkuse aega.
Töötaja vs tööandja ID
Ärge segage töötaja ID-d tööandja ID-ga (EIN). Viimane on kood, mille föderaalvalitsus määras ettevõtetele maksustamise ja aruandluse eesmärgil. See sarnaneb sotsiaalkindlustuse numbriga, kuna see identifitseerib ettevõtte ainulaadselt. Iga USA ettevõte, kus töötab inimesi, vajab EIN-i.