Jaanuar on raamatupidamise osakondade ja väikeettevõtete omanike jaoks alati kiire kuu, kui nad koostavad töötajatele ja nende ettevõttele maksudokumente. Töötaja palga- ja maksudeklaratsioon, tuntud kui W-2, on ametlik dokument, mida kasutatakse maksustatava töötasu, samuti sotsiaalkindlustuse, Medicare ning osariigi ja kohalike omavalitsuste kinnipeetud maksusumma teatamiseks. Seda olulist dokumenti ei kasuta maksuamet üksnes sisemine tuluteenistus (IRS), vaid töötaja eluaja jooksul kasutab sotsiaalkindlustusamet (SSA) tema sissetulekute ajalugu, et määrata kindlaks abikõlblikkus ja hüvitised pensionile jäämise korral.
W-2 mõistmine
Enne mis tahes vormi täitmisele kulutamist veenduge, et kasutate õiget vormi. Tööandjad peavad täitma W-2 vormid kõigi töötajate kohta, kellele nad aasta jooksul teenuste eest tasusid, sealhulgas maksed, mis ei hõlma raha.
Isegi kui te ei ole ametlik ettevõte, kuid maksate kellelegi leibkonnatöötajana, peate selle eest esitama W-2. Kui maksite aga töövõtjale (mittetöötajale) töö eest, peate kasutama teist vormi - 1099-MISC.
Asjad, mida vajate
W-2 vorm ja W-3 vorm
Aastased palganumbrid
Aastased mahaarvamisnäitajad
Palgaarvestuse tarkvara
Printer
Valige oma vorming
W-2 dokumentide esitamisel on teil kaks võimalust. Pabervorme saate täita või elektrooniliselt faile esitada SSA Business Services Online veebisaidil.
Pabervormid
Paberivormide kasutamise korral peate need tellima IRS-ist. Lihtne veebitellimine on saadaval selle veebisaidil aadressil www. irs.gov/orderforms. Tellige kindlasti vorm õige aasta jaoks; jaanuaris täidate vorme äsja lõppenud, mitte jooksva aasta kohta. Alati printige loetavalt musta tindiga. Selle meetodi abil saate esitada kuni 249 töötaja vormi.
Elektrooniline esitamine
Kiirem viis vormide esitamiseks on SSA hallatava tasuta Business Services Online (BSO) veebisaidi kasutamine. Peate seadistama konto ja parooli, mida tuleb regulaarselt muuta.
Selle süsteemi kaudu saate käsitsi sisestada kuni 50 töötajat esitamise kohta. Suure hulga töötajate jaoks saate üles laadida ka vormindatud palgafaili. Vormindamise juhised saab alla laadida BSO veebisaidilt.
Koguge töötajate palgateavet
Käivitage iga töötaja kohta palgaarvestuse kokkuvõtte aruanded. Aruannetes tuleks täpsustada, kui palju raha neile kogu aasta eest maksti, samuti föderaalse tulumaksu, osariigi ja kohalike maksude, sotsiaalkindlustuse ja Medicare'i maksude eest kinnipeetud maksude summa.
Sisestage andmed igasse vormi
Iga W-2 vormi täitmiseks järgige IRS-i juhiseid. Sisestate järgmise teabe:
-
- Iga töötaja nimi, aadress ja sotsiaalkindlustuse number
- Teie ettevõtte nimi, aadress, EIN (tööandja identifitseerimisnumber) ja osariigi ID-number
- Palkade, näpunäidete ja muu hüvitise kogusumma
- Maksude kogusummad igas kategoorias
- Vajadusel edasilükkamised või määratud Roth IRA sissemaksed
- Vajaduse korral tööandja makstud tervise- või elukindlustuse maksustamiskulud
Andmete sisestamisel veebivormidesse salvestage andmed pärast iga sisestust. Võite vajadusel veebisaidilt väljuda ja naasta, et oma töö hiljem lõpule viia.
Vaadake üle oma lõpetatud W-2-d
Pärast kõigi oma töötajate W-2 sisestamist kontrollige nende täpsust. SSA soovitab printida mitteametlikud koopiad ja anda need töötajatele ülevaatamiseks. Kontrollige nimede õigekirja, aadresside õigsust ja sotsiaalkindlustuse numbreid. Kui esitate vormid ja leiate hiljem vigu, peate parandatud vormi uuesti esitama.
Trükkige ja levitage oma vorme
Kui kõik on õigeks kontrollitud, printige W-2-d ja levitage neid oma töötajatele. IRS-i tähtajast kinni pidamiseks saatke need kindlasti hiljemalt 31. jaanuariks postiga.
Esitage vormid SSA-le
Viimane samm on kõigi vormide SSA-s failimine. Ehkki IRS, osariigi ja kohalikud omavalitsused kasutavad sissetulekute kontrollimiseks W2-d, kontrollib nende dokumentide esitamist sotsiaalkindlustusamet. Nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt saate ka W-3, mis on vorm palga- ja maksudeklaratsioonide edastamine; see tuleb esitada koos iga W-2 partiiga.
Mõelge W-3-st kui kaardist "kokku". Lisate kogu oma ettevõtte kohta kogu oma identifitseeriva tööandja teabe ja makstud või kinnipeetud summad igas aruandekategoorias. Samuti esitate oma ettevõtte esitatud üksikute W-2-de koguarvu. W-3 toimib kontrollina, et tuvastada võimalikke vigu teie esitamisel.
Näpunäide
Ärge printige IRS-i veebisaidilt leitud vormi W-2 punase versiooni koopiat ja saatke see SSA-le. Vormi ei saa skannida ja seda ei aktsepteerita; võite isegi karistada. Selle asemel tellige pabervormid otse IRS-ist ja saatke need posti teel või esitage elektrooniliselt sotsiaalkindlustusametile oma veebiteenuste saidi kaudu.