Suhtlemisprobleemid töökohal võivad negatiivselt mõjutada moraali, tootlikkust ja osakondadevahelisi töösuhteid. Kui seda ei kontrollita, võivad jätkuvad kommunikatsiooniprobleemid lõigata kasumit, suurendada käivet ja põhjustada vigu, mis negatiivselt mõjutavad ettevõtte avalikku mainet. Levinud probleemide äratundmine ja nendega tegelemine võib probleeme enne nende käest laskmist siluda. Jälgige levinud töökoha suhtlusprobleeme ja lahendage need kiiresti.
Täieliku suhtlemise suutmatus
Töökohal, kus domineerivad kiired vastused teksti ja e-posti teel, võivad üksikasjad kaduma minna, tähelepanuta jääda või valesti aru saada. E-kirjaga reale küsimustele jah-vastus pole selge. Kui vastate küsimusele „OK”, kui küsitakse, kas saate dokumendi üle vaadata, ei lahendata küsimust, kus dokument asub, millist ülevaadet taotletakse või millal tuleb muudatused tagastada.
Lahendus: tehke meilitaotlused selgeks ja üksikasjalikuks ning muutke vastused terviklikuks ja terviklikuks. Enne kui vajutate Saada, küsige endalt:
- Kas vastasin igale küsimusele täielikult?
- Kas saajal on pärast minu e-kirja lugemist lahendamata küsimusi?
Eeldades, et kellelgi on pall
Kui olete osa grupi ajurünnakust, grupi e-postist või grupiprojektist, on alati võimalus eeldada, et kellelgi teisel on mõni ülesanne kaetud. Kui kõik eeldavad, et keegi teine tegeleb asjadega, visatakse pall paratamatult maha, mis toob kaasa näpuga näitamise, süüdistamise ja tähtaegade ületamise.
Lahendus: igas grupidünaamikas peab olema arutelude või arutelude lõpus rollide määramiseks ja selgitamiseks üks inimene. Grupimeil, mis selgitab, kes mida teeb ja millal sujuvamaks muudab grupi algatusi.
Enesetöötluse nurjumine
Enesetöötlus on hea äritehnika, mida saab õppida nii kirjalikus kui ka verbaalses vormis. Kui te ei mõtle sellele, mida kirjutate või ütlete, võib see põhjustada suhtluse katkemise kas seetõttu, et te ei väljenda oma mõtteid täielikult või reageerite mõtlemata, mis toob kaasa haavatud tundeid ja arusaamatusi.
Lahendus.: Enne kui vajutate Saada, kontrollige sisu, õigekirja, grammatika ja kehtivust. Seejärel kontrollige oma tooni ja veenduge, et adressaat ei saaks teie sõnu valesti tõlgendada. Kuumal keskkonnas rääkides valige oma sõnad hoolikalt ja viige need vähemalt korra läbi oma vaimse filtri, enne kui need valjusti välja ütlete.
Ettevalmistamata olemine
Kui olete hilinenud koosolekule või lähenete tähtajale ja olete ettevalmistamata, võib teil tekkida kiusatus seda tiibadesse suruda. Ettevalmistamata olekus võivad ilmneda vead, arusaamatused ja isegi projekti või ülesande vale suunamine.
Lahendus : olge organiseeritud ja ette valmistatud. Kui te pole, siis on parem tunnistada, et vajate rohkem aega, kui visata idee vastu seina ja loota, et see jääb külge.
Vale suhtlusriista kasutamine
On aegu, kus e-post on sobiv, ja teinekord, kui telefonikõne või isiklik kohtumine on sobivam. Olukorra vale hindamine ja vale tööriista valimine võib viia suhtluse katkemiseni ning tekitada segadust, arusaamatust ja haiget tekitavaid tundeid.
Lahendus: kui vahetate iga päev mittetundlikku teavet, on e-post korras. Kui proovite lahti harutada valeandmetega levinud kleepuvast olukorrast, võimaldab telefonikõne või Skype'i seanss tõhusamat edasi-tagasi vahetust. Kui edastate halbu uudiseid või peate tõsist või vaidlevat arutelu, on parim valik isikupärane lähenemine. See võimaldab teil lugeda kehakeelt, mõõta temperamenti ja luua isiklikke kontakte.
Liiga palju öeldes
Vahel jagame me enne mõtlemist rääkides liiga palju. Muul ajal lobiseme ja vahetame sobimatut teavet. Mõnikord toob lohakus kaasa isikliku või delikaatse teabe jagamise või avaldamise - mõelge stsenaariumile, kus vajutasite kogemata e-posti teel peetud vestluses „vastus kõigile” või „edasi”, kus teie ja kolleeg räägite kliendi kohta halvustavalt.
Lahendus: rõhutage konfidentsiaalsuse vajadust töökohal, pidage delikaatseid koosolekuid suletud uste taga, hoiduge ülimalt konfidentsiaalse või tundliku teabe sisestamisest e-kirja ja peatage kuulujutud.
Sujuv ja tõhus suhtlus algab ülevalt alla. Kui teil pole veel parimate tavade kommunikatsioonipoliitikat, looge see ja kasutage seda orienteerumiseks ja töötajate koolitamiseks. Mõelge ka sellele, et mõnikord võib halva suhtlemise tagajärjel ilmnenud probleem olla ebaefektiivne äritava, kehv korraldus või nõrk ajajuhtimise oskus. Enne suhtlusprobleemide süüdistamist hinnake muid tõhusate toimingute lagunemise põhjuseid.