Kui ettevõte vajab teatud oskusi või seadmeid, kuid ei suuda seda vajadust majas täita, võidakse esitada ettepanekutaotlus. RFP aitab ettevõtetel omavahel suhelda ja edendada tervislikku konkurentsi. Sõltuvalt pakkumiste arvust, mida ettevõte soovib saada, võib RFP-d saata mõnele ettevõttele või olla pakkumise tegemiseks avatud kõigile ettevõtetele.
Ettepaneku taotlus
Ettevõtted ja valitsusasutused väljastavad ettepanekutaotlusi, kui vajavad teiste ettevõtete teenuseid või seadmeid. Ajakirjades, ajalehtedes või veebiandmebaasides avaldatud RFP-sid võib saata ka otse ettevõtetele, konsultantidele või mittetulundusühingutele, kes on võimelised pakkuma konkreetseid teenuseid või seadmeid, mis on loetletud varasemate töösuhete või maine põhjal.
RFP komponendid
Taotluses tuleks selgelt kirjeldada vajalikke teenuseid või seadmeid, näiteks projekti lõpuleviimine või konkreetse arvu materjalide või seadmete täitmine. RFP peaks sisaldama projekti ulatust, tulemusi, eelarvet ning kõiki vahe-eesmärke ja tähtaegu. Materjalide või seadmete tellimisel peaks RFP lisaks tükkide koguarvule esitama ka eelarve ja kohaletoimetamise kuupäeva. RFP peaks sisaldama ka ettepanekute esitamise tähtaega ja taotlust selliste materjalide kohta nagu jätkamine, eelarveprognoosid või asjakohaste oskuste ja teadmiste loetelu. Lisage ettevõtte kontaktandmed juhuks, kui pakkujatel on lisaküsimusi.
Pakkumisprotsess
Pakkumisprotsess algab siis, kui RFP vabastatakse avalikuks vaatamiseks. RFP täitmisest huvitatud ettevõtted ja töövõtjad peaksid kogu nõutud teabe esitama tähtajaks. Pärast tähtaja möödumist läbivad ettepanekud projektile sobivaima kandidaadi leidmiseks läbivaatamisprotsessi. Ettevõte võtab projektiga alustamiseks ühendust võitnud pakkujaga.
Pakkumisloendid
Ettevõtted võivad luua pakkumisloendeid, kuhu kuuluvad sõltumatud töövõtjad ja muud ettevõtted, kellel on ettevõtte projektidega tegelemiseks vajalike oskuste või valdkonna kogemus. Ettevõtted võivad pakkumisloenditega liitumise taotlusi vastu võtta teistelt ettevõtetelt või üksikisikutelt või ettevõte võib kutsuda teisi liituma. Haldatava loendi säilitamiseks võivad ettevõtted ja töövõtjad võib-olla iga paari aasta tagant nimekirjaga uuesti liituma, saates uue taotluse või võivad loendis oleva koha õigustamiseks oma ettevõtte profiili uuendada.
RFP-le vastamine
RFP-le vastates vastake kindlasti kõikidele küsimustele ja esitage nõutavad materjalid, nagu elulookirjeldused, viited, klientide iseloomustused, konkreetsete oskuste ja kogemuste loetelu, töötajate arv ja muud esemed, et tagada pakkumise ülevaatuse saamine. Näiteks kui RFP sisaldab maksimaalset lehelimiiti, jääge selle piiresse. Samuti veenduge, et järgiksite kõiki RFP tähtaegu, kuna enamik ettevõtteid ei aktsepteeri pakkumist, mis on esitatud tähtaja ületamisel. Valmistage oma ettepanek ette professionaalsel viisil ja kasutage oma valdkonnale vastavat keelt.