Ettevõtete omanikud parandavad oma avaliku maine mainet, kui nende ettevõtte poliitika on professionaalse suhtluse jaoks kindlalt paika pandud. On muutunud tavapäraseks, et töötajad on ärimeilide osas väga mitteametlikud. Kuigi see on tavaline, ei ole ärimeilide osas mitteametlik olemine aktsepteeritud äristandard. Ettevõtte omanikud peavad mõistma, et õige tooni kehtestamine annab tooni kogu kirjale.
Alustage tervitamisega. Piirake tervitamisvõimalusi, andes töötajatele sobivad valikud.
Standardne tervitus
Standardne tervitus on "Lugupeetud härra (inimese perekonnanimi)". Ja nagu traditsioonilises kirjavahetuses tehakse, näitab tavapärase tervituse kasutamine austust ja professionaalsust. Mõni võib pidada seda vanamoodsaks, kuid see on vastuvõetavam kui tahtmatult solvav.
"Kalliga" algav tervitus on ajatu. Kasutage inimese perekonnanime, kui see teil on või kui suhe on uus. See näitab austust.
Näiteks "Kallis härra Jones" on eelistatud "Kallis John" asemel. Kui te pole kindel isiku tiitli (hr, proua, proua või preili) või perekonnanime osas, on eesnime kasutamine aktsepteeritav. Ettevõtte tavapärane põhimõte peaks olema, et töötajad proovivad enne eesnime kasutama hakkamist teada saada saaja perekonnanimi.
Sõbralikum tervitus
Mõnikord kirjutatakse e-kirju vähem formaalsete standardite järgi lihtsalt seetõttu, et saatja soovib olla sõbralikum. Näiteks on "Tere" sõbralikum kui "Kallis". Seda võib kasutada isegi külmas suhtluses, kus saatjal pole adressaadi nime. Seda kasutatakse ka eesnimega, nagu näiteks "Tere Jennifer".
Ettevõtte omanikul võivad olla spetsiifilised kliendisuhted, kui seda kasutatakse ametliku tervituse ajal, nagu on määratletud ettevõtte protseduurides. Näiteks võivad töötajad uue kliendi pardal olla ja küsida, kas ta eelistab, kui teda kutsutakse oma eesnime või perekonnanimega.
Professionaalne, kuid südamlik
Ettevõtte omanikud näevad kirjavahetuses kasutatavat teksti "Tervitused:". See on vastuvõetav tervitus, kuid viitab pigem südamlikele ärisuhetele kui ametlikele suhetele. Seda üritatakse olla sõbralik ja teistsugune, kuid seda peetakse siiski ametlikuks. Seda nähakse sageli külmades e-kirjades või kirjavahetuses, kus saatval poolel pole adressaadiga tugevaid suhteid.
Tervitused, mida tuleb vältida
Enne tervituse kirjutamist mõelge e-kirja lugevale inimesele. Kui te pole kindel, kuidas ettevõtte e-posti alustada, eksige traditsiooniliste tervituste kõrval. E-posti aadressi alustades kasutatakse märki "Hei" nooremate töötajate seas, kes suhtuvad kõigesse juhuslikult.
Kuid see on enamike ettevõtlusolukordade jaoks liiga juhuslik, kuna mõned saajad võivad tunda lugupidamatust. See kehtib eriti siis, kui noorem töötaja saadab e-kirja vanemale väljavaatajale või ärikolleegile.
Teine tervitus, mida tuleb vältida, on: "Kellele see võib muret teha", kui teil pole absoluutselt aimugi saaja identiteedist. See tervitus viitab pimedale e-postile, millel pole adressaadiga mingeid suhteid. Enamik saajaid peab seda kohe pimedaks meiliks ja nad võivad selle enne lugemist kõrvale jätta. Näiteks on "Tere" sõbralikum kui "Kallis" ja on tavalisem siis, kui saatjal on väljakujunenud positiivne suhe saajaga.
Näpunäide
Parem on hoida asjad lühikesed, kui teil pole palju teavet. "Tere" on parem kui "kallis sõber", isegi kui sul pole nime "Tere" järel.