5 äridokumentide tüüpi

Ettevõte kasutab dokumente suhtlemiseks, äritehingute tegemiseks ja tootlikkuse analüüsimiseks. Äridokumendid ulatuvad lühikestest e-kirjadest keeruliste juriidiliste kokkulepeteni. Mõni dokument on koostatud töötajate ja ettevõtete omanike poolt, teised aga väljastpoolt ettevõtet, näiteks raamatupidajad ja juristid. Kuna dokumendid tõendavad organisatsiooni tegevust ja neile võidakse viidata veel aastaid, on oluline, et need oleksid hästi kirjutatud.

E-kirjad ja memorandumid

Töökaaslased kasutavad tavaliselt e-posti teel teabe edastamiseks üksteisele. Enne e-posti levimist kasutati asutusesiseste sõnumite jaoks memorandumeid. Memosid kasutatakse endiselt olukordades, kus sõnum on mõeldud konkreetse failiga kaasnema, ja juhtudel, kus on vaja rohkem privaatsust kui meil.

Nii memo kui ka e-post tuvastavad saatja ja saaja ning sisaldavad teemarida. Tekst on vormindatud ühes või mitmes lõigus.

Ärikirjad väliseks suhtlemiseks

Ärikirju kasutatakse väljaspool kontorit asuvate isikutega suhtlemiseks. Saajate hulka võivad kuuluda kliendid, kolleegid teistes ettevõtetes, teenuseosutajad, ettevõtet nõustavad spetsialistid, riigiametnikud ja tööotsijad. Ärikiri on tavaliselt vormistatud ploki stiilis, kus kõik kirja elemendid, välja arvatud kirjaplank, joondatakse vasaku veerisega.

Seda saab saata e-posti teel või posti teel. Kui kiri saadetakse e-kirja tekstina, lisab saatja e-kirja lõppu oma nime, ametinimetuse ja kontaktandmed.

Ettevõtte aruanded teabe edastamiseks

Äriaruanded edastavad teavet formaalsemas vormis ja tavaliselt pikem kui kiri. Aruanded hõlmavad mitmesuguseid teemasid, nagu ohutusnõuete järgimine, müügiarvud, finantsandmed, tasuvusuuringud ja turundusplaanid. Need võivad sisaldada statistikat, graafikuid, graafikuid, pilte, juhtumianalüüse ja uuringu tulemusi. Mõned aruanded avaldatakse investorite huvides. Kui aruanne on perioodiline, näiteks igakuine müügiaruanne, kasutatakse mugavuse huvides ja varasemate aruannetega võrdlemise võimaldamiseks malli.

Tehingudokumendid klientidega äri ajamiseks

Ettevõte kasutab dokumente oma klientidega äritehingute sõlmimiseks. Aja kokkuhoiuks võidakse need dokumendid vormindada vormina, näiteks tellimisvorm, saateleht, arve või kviitung. Kasutatavad tehingudokumentide tüübid varieeruvad mõnevõrra ettevõtte olemuse järgi. Näiteks kindlustusagent loob kindlustusrakendusi ja poliise, laenuandja aga laenutaotlusi ja hüpoteegidokumente.

Mõnes valdkonnas sõlmivad ettevõtted teistega lepinguid; need dokumendid võib koostada ettevõtte advokaat.

Finantsdokumendid ettevõtte juhtimiseks

Ettevõte kasutab finantsdokumente oma eelarve piires püsimiseks, eelarveettepanekute ettevalmistamiseks ja maksudeklaratsioonide esitamiseks. Nende dokumentide hulka kuuluvad kviitungid, palgaaruanne, tasutud arved, pangakonto väljavõtted, kasumiaruanded, bilansid ja maksuaruandevormid. Need dokumendid võib koostada ettevõtte raamatupidaja.

Ettevõtte omanik kasutab neid dokumente, et teha kindlaks ettevõtte rahaline edu ja tuvastada ebaproduktiivsed valdkonnad. Osakonnajuhataja võib eelarveettepaneku koostamiseks kasutada finantsdokumente.