Väikeettevõtete raamatupidamine võib olla keeruline tava, kuid on mitmeid üldisi raamatupidamispõhimõtteid, mis aitavad ettevõtte omanikel oma raamatupidamisprotseduure struktureerida ning selgeid ja täpseid raamatuid pidada. On oluline, et ettevõtted järgiksid majandusüksuste eeldusi, nii et neid ei kaitstaks mitte ainult seaduslikult, vaid ka nende ettevõtte finantspilt oleks selgelt kujutatud.
Äriüksuse eeldus määratletud
Äriüksuse eeldus, mida mõnikord nimetatakse eraldi üksuse eelduseks või majandusüksuse kontseptsiooniks, on raamatupidamispõhimõte, mis ütleb, et mis tahes ettevõtte finantsarvestust tuleb pidada eraldi selle omanike või mis tahes muu ettevõtte raamatupidamisarvestusest. Kogu ettevõtte tegevusest saadud tulu tuleb kajastada kasumina ja kõik kulud peavad olema ainult ettevõttele kuuluvad. Omaniku isiklikke kulutusi ei tohiks ettevõttele üle kanda. Selline eraldamisest kinnipidamine võimaldab ettevõtet kasumlikkuse ja maksustamise eesmärgil hinnata täpsete finantsandmete, mitte isikliku ja ettevõtte rahanduse segase segu põhjal. Seda kohaldatakse ka kõigi ettevõtete suhtes, isegi kui ettevõte ja selle omanik on juriidiliselt sama ettevõte.
Juriidiline vs raamatupidamise lahusus
Ettevõtted eksisteerivad erinevates vormides ja igal struktuuril on oma õiguslikud ja maksustamiseeskirjad. Paljud väikeettevõtted loetakse läbivateks üksusteks, kus ettevõtet ei maksustata selle tulult, vaid kogu tulu kantakse omanikele üle ja neid maksustatakse ettevõtte teenitud tulusummalt. Ettevõtete näited hõlmavad füüsilisest isikust ettevõtjaid, S-korporatsioone ja piiratud vastutusega ettevõtteid (LLC). Ent füüsilisest isikust ettevõtjas vaadatakse ettevõtet ja üksikomanikku juriidiliselt kui ühte ja sama. Kõik ettevõtte kohustused, nii rahalised kui ka juriidilised, muutuvad omaniku kohustusteks. Isegi kui juriidiliselt vaadeldakse samamoodi, peavad füüsilisest isikust ettevõtjad säilitama oma isikliku ja ettevõtte rahanduse ning neist aru andma eraldi.
Vaja on täpset arvestust
Äriüksuse kontseptsiooni üks puudusi raamatupidamises on see, et ettevõtte omanikud peavad olema väga ettevaatlikud, pidades üksikasjalikku ja täpset finantsarvestust, eriti oma kulude üle. Kõik isiklikud ja ettevõtlusega seotud kulud tuleb hoida eraldi. See tähendab, et tuleks kehtestada protseduurid tagamaks, et raamatupidamisdokumentides kajastuksid täpsed kulusummad, lähtudes kasutamise eesmärgist või protsendist. Näiteks kui ettevõtte omanik ostab isikliku krediitkaardi abil gaasi isiklikult talle kuuluvale autole, kuid kasutab seda gaasi ja autot ärireiside jaoks, tuleks omanikule need kulud hüvitada, kasutades sisehalduse lubatud standardset läbisõidumäära Tuluteenus (IRS). Kui aga ettevõtte omanik võtab ettevõttele kuuluva auto ja kasutab nädalase puhkuse ajal gaasi ostmiseks oma ettevõtte krediitkaarti,neid kulutusi ei tohiks ettevõtte finantsdokumentides kajastada ärikuludena, vaid neid tuleks võtta isikliku väljamaksena.
Korporatiivsete osakondade või mitme ettevõtte juhtimine
Teine majandusüksuse näide, mis nõuab eraldi raamatupidamist, on see, kui ettevõttes eksisteerivad erinevad divisjonid või kui üksikisikule kuulub rohkem kui üks ettevõte. Kui teie ettevõte kasvab, võib teil olla võimalus laieneda väljapoole teie praegust tegevust. Selle uue ärivõimaluse lahendamiseks võite ettevõtte sees luua eraldi osakonna. Ettevõtte selle segmendi finantsseisundi ja tegevuse jälgimiseks on mõistlik kajastada kõik tulud ja kulud ettevõtte teisest osast eraldi. Seda saab teha raamatupidamistarkvara, näiteks QuickBooks, sees olevate klasside abil. Maksunduslikel ja juriidilistel eesmärkidel kuulub jagunemine endiselt põhiettevõtte egiidi alla, kuid eraldi raamatupidamine võimaldab teil selle finantsseisundit iseseisvalt hinnata.
Samamoodi, kui ettevõtte omanik juhib mitut ettevõtet, tuleks iga ettevõtte puhul säilitada eraldi üksuse eeldus. Ehkki omanik on sama, võivad ettevõtted ulatuse ja suuruse poolest olla väga erinevad ning kõik tehingud tuleks eraldi kajastada.