Arvutipõhised raamatupidamistarkvaraprogrammid on aastate jooksul teinud palju edusamme. Need programmid hõlbustavad ettevõtete omanike elu kulutuste jälgimisel, maksude ettevalmistamisel ja tulude kasvu vaatlemisel. Raamatupidamistarkvara programmid on muutunud tavaliseks, kogu raamatupidamise jaoks on arvutile tuginemisel nii eeliseid kui ka puudusi.
Eelis: lihtsus
Enamik ettevõtete omanikke ei ole raamatupidajad ega raamatupidajad elukutse järgi ja neil on enamiku raamatupidamistoimingute tegemine keeruline. Siin annavad raamatupidamistarkvara programmid ettevõtte omanikule eeliseid. Mitmesugused raamatupidamistarkvara on tarbijasõbralikud. Ettevõtete omanikud saavad hõlpsalt installida, õppida ja kasutada programmi. Paljud programmid pakuvad viipasid igale jaotisele sisestatavate andmete tüübi kohta. Kui süsteem on loodud pangakontode, võlgade ja müüjatega, peab ettevõtte omanik teavet värskendama ainult selle saabumisel.
Eelis: usaldusväärsus
Enamik suuremaid tarkvaraprogramme muudab programmi kasutamise lihtsaks. Matemaatika on täpne ja usaldusväärne, nii et ettevõtte omanik saab igal ajal täpselt kindlaks määrata saadaolevad rahalised vahendid.
Eelis: tasuvus
Ettevõttesisene raamatupidaja palkamine või töö tellimine raamatupidajale või raamatupidamisfirmale võib olla kulukas. Tarkvaraprogrammil on esialgsed kulud ja see võib nõuda raamatupidamise seadmiseks raamatupidajaga lepingu sõlmimist ja ettevõtte omaniku juhendamist programmi kasutamiseks, kuid see muutub kiiresti tasuvaks. Omanikul ei ole vaja tarkvara ostmise ja seadistamise eest midagi maksta. Enamik programme töötab operatsioonisüsteemidega aastaid ja nõuab vaid aeg-ajalt odavat täiendamist.
Eelis: võime teha koostööd
Paljud tarkvaraprogrammid võimaldavad ettevõtte omanikel määrata õigused, mis võimaldavad väljastpoolt raamatupidajat või raamatupidajat andmetele juurde pääseda. Ettevõtete omanikud saavad teavet sünkroonida panga- ja krediidikontodega ning andmeid hiireklõpsuga importida. See võimaldab ettevõtete omanikel kiiresti kontosid ühitada ja importida õiget teavet, mille peamised nõustajad peavad üle vaatama.
Ettevõtte omanikud peaksid üle vaatama ettevõtte parimad võimalused. Täpsete andmete säilitamiseks kaaluge varukoopiaid kas pilves või eraldi kõvaketastel, kui probleemid tekivad.
Puudus: võimalik pettus
Sõltuvus arvutitest toob mõnikord kaasa suuremaid probleeme. Kuna pilveteenuses on rohkem tarkvaraandmeid, on häkkeritel rohkem võimalusi hankida teie ettevõtte finantsandmeid ja neid kasutada. See seab varad ohtu ja tekitab võimaliku vastutuse, kui häkkerid kasutavad krediitkaartide ja ärilaenude avamiseks tööandja maksu tuvastamist. Samuti on oht, et keegi ettevõttes teabele juurde pääseb, võib-olla kogub igapäevastest hoiustest raha ja muudab programmis olevaid andmeid. Ettevõtete omanikud peavad hoolega finantsteavet kaitsma.
Puudus: tehnilised probleemid
Arvutitega tegelemisel võib tekkida probleeme. Võimalik, et täidate oma raamatupidaja aasta lõpu andmeid ja teil on voolukatkestus. Arvutid võivad omandada viiruse ja ebaõnnestuda. Samuti on potentsiaal, et kasutajad teevad valesti tarkvaraülesandeid, mis pole neile tuttavad. Kui kasutaja proovib teha ühte asja, kuid teeb tahtmatult midagi muud, võib vea tühistamine võtta veidi tööd.
Puudus: vale teave
Raamatupidamisarvestus on ainult nii hea kui süsteemi sisestatud andmed. Ettevõtte omanikud, kes ei võta aega kontokategooriate õigeks loomiseks, võivad sisestada andmeid ja luua aruandeid, mis pole täpsed.
Ettevõtete omanikud saavad korraliku planeerimise ja tarkvara integreerimise abil palju ära teha arvutipõhise raamatupidamisega seotud puuduste ja võimalike probleemide leevendamiseks. Aega leidmine selle õigeks loomiseks on lihtsam ja odavam kui tagasiteele püüdmine, sest probleemi ilmnemisel.