Protseduuride käsiraamatud on kasulikud tööriistad mitmesuguste töösuhete jaoks. Kas töötajad peavad teadma, kuidas koopiamasinat käsitseda või kuidas läbida nõutavad tervise- ja ohutusalased koolitused, võib protseduurijuhend anda ülevaate toimingutest. Paljud tööandjad koostavad kombineeritud “poliitika ja protseduuride” käsiraamatud, kuid on oluline tunnistada vahet: poliitika kajastab reegleid, protseduurid aga protsesse ja nende lõpuleviimist. Tõhusa protseduurijuhendi koostamisel on oluline keskenduda protseduurile endale ja pakkuda teavet, mis on töötajatele selle teostamiseks kasulikum.
Omadused
Protseduurijuhend peaks olema lihtsalt loetav ja kasutatav. Protseduuride käsiraamat, mis nõuab oma protseduurijuhendit vaid selle lugemiseks, pole ühele töötajale eriti kasulik. Lisaks peaks protseduurijuhend olema ühtne kõigis elementides, sealhulgas stiil, kujundus ja teave. Protseduurijuhend on mõeldud teistele teatud ülesande täitmisel abiks olema, nii et see tuleks kirjutada lugejaid silmas pidades. Kirjeldatud protsessid peaksid olema selged ja loogilised, et kõik lugejad saaksid protseduuri raskusteta jälgida.
Funktsioonid
Protseduuride käsiraamatud erinevad spetsiifiliste funktsioonide järgi, sõltuvalt üksikasjaliku teabe tüübist. Enamasti on aga tõhusad protseduurijuhendid käsiraamatud, millel on selge ja järjepidev vorming, et lugejad teaksid, kuidas materjali jälgida. Lõigud peaksid algama ja lõppema segadust tekitamata ning lugejad ei peaks mõtlema, kus lõpeb üks ja teine samm. Sammude kirjeldamisel peaksid kirjutajad kasutama tugevaid tegevusverbe, et lugejad teaksid täpselt, mida teha, ning pakkuma vajaduse korral selgitusi ja võimalusi. Kõik ikoonid, pildid või graafikud / diagrammid peaksid olema arusaadavad ja lihtsasti jälgitavad.
Kirjutamisstiil
Menetlusjuhendi kirjutamisstiil peaks tuginema selgel ja kokkuvõtlikul keelel. Kogu menetlusteave peaks olema täpne ja kõiki akronüüme tuleks selgitada sulgudes olevate selgitustega - näiteks "Toidu- ja Ravimiamet (FDA)". Mõnda aega ringluses olevates protseduurijuhendites vältige konkreetse teabe kasutamist, mis võib kiiresti vananeda. Vältida tuleks tehnilist keelt ja žargooni, mis on enamikule harjumatud.
Kujundus
Protseduurijuhendi ülesehitus sõltub suuresti kavandatava protseduuri tüübist, kuid mõningaid disainisoovitusi kohaldatakse kõigi protseduurijuhendite puhul. Hea protseduurijuhend kasutab palju tühimikke. See tähendab, et käsiraamat ei ole trükiga ülekoormatud, vaid pakub lugeja peletamise vältimiseks pigem palju taandeid ja lõikepause. Tõhusates protseduuride käsiraamatutes on ka selged pealkirjad ja alapealkirjad ning muud asjakohased sildid ja joonised paljude punktide jaoks.
Kohustused
Menetlusjuhendite kirjutamise eest vastutavad isikud vastutavad ka nende perioodilise ülevaatamise eest. Kui materjal muutub ebaoluliseks, tuleks see eemaldada või uuendada. Kui teave pole töötajate abistamiseks tõhus, tuleks käsiraamat üle vaadata ja täiustada. Protseduuride käsiraamat on ainult sama kasulik kui töö, mille see lugejatele võimaldab, ja kui käsiraamat seda ei tee, on kirjutajal kohustus seda muuta.