Koosolekuprotokollid pole lihtsalt petulehed eelmise nädala töötajate koosolekul räägitust. Protokollid võivad olla ametlikud juriidilised dokumendid, mis esindavad ettevõtte juhatuse või valitsusüksuse juhtkonna ametlikku tegevust. Kuna protokollid on ametlik ettevõtluse ja valitsuse tegevuse register, tasub neid tõhusalt arendada. Kui kirjutate märkmeid paberil käsitsi, võib sellest abi olla, kui teil on eeltäidetud vorm, et saaksite sobiva teabe sinna panna. Samuti saate luua arvutivormi, kui võtate koosoleku ajal kasutamiseks sülearvuti või elektroonilise sülearvuti.
Päise teave
Protokoll sisaldab koosoleku kuupäeva ja asukoha päist. Päises on kirjas, kes olid kohal ja kellel oli vabandus, ja selles tuvastatakse tavaliselt isik, kes oli koosoleku juhataja ja protokollija. Koosolekud, mis toimuvad samaaegselt mitmes kohas - näiteks videokonverentsi kaudu - registreerivad kohalviibimise tavaliselt asukoha järgi.
NÄIDE:
Ettevõtte A-1 direktorite koosoleku protokoll 4. mai 2017 peakorterihoone juhatusruum Robert Johnson, esimees ja Kyle McGregor, salvestussekretär Kohalikud: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark
Sissejuhatav materjal
Protokoll algab tavaliselt täpse kellaajaga, mille juhtivametnik koosoleku korrale kutsus. Enamikul koosolekutest hõlmavad esimesed päevakorrapunktid sissejuhatusi, presidendi märkusi ja eelneva koosoleku protokolli kinnitamist. Jäädvustage presidendi märkuste ajal pakutavad peamised punktid. Kui liikmed pakkusid eelneva koosoleku protokollis muudatusi, registreerige muudatused täpselt.
NÄIDE:
Hr Johnson kutsus koosoleku korrale kell 14.46. Pärast mitteametlikke tutvustusi teatas Johnson, et tema kass sünnitas hiljuti kuus kassipoega. Proua Hawthorne'i ettepanekul võeti juuli koosoleku protokoll ühehäälselt vastu, välja arvatud see, et paragrahvis 15 on sõna „veoauto” ületatud ja asendatud sõnaga „pooltraktor”.
Nõusoleku päevakord
Ehkki igal koosolekul on erinev ülesehitus, algavad ametlikud koosolekud - eriti valitsusgruppide jaoks - tavaliselt "nõusoleku päevakorraga", mis on vähe rohkem kui aruanne ja avaldused, mis ei vaja hääletamist. Nõusoleku päevakord sisaldab sageli kirjavahetust, komisjonide aruandeid ja muud ainult teabematerjali.
Pange kirja iga nõusoleku päevakorras arutatud punkti olulisemad punktid, tehes kindlaks vestluse teema ja kõik liikmete avatud arutelul pakutavad olulised märkused.
NÄIDE:
Proua Smith luges protokolli XYZ Manufacturing Company 4. novembri kirja. Selles kirjas kiideti transpordidivisjoni professionaalsust toodete kõrgema kohaletoimetamise kiirendamisel. Hr Perez ütles transpordidivisjoni nimel, et XYZ tegi suurepärast tööd üksikasjalike marsruudijuhiste pakkumisel.
Ärikava
Ettevõtte päevakava on koht, kus tegevus on - see koosoleku osa, kus liikmed arutavad ja hääletavad erinevate tegevuspunktide üle. Ametlike protokollide jaoks peab sekretär transkribeerima tegeliku hääletuse algatuse ja hääletusarvu, sealhulgas küsimuse poolt ja vastu hääletanud. Tavaliselt jäädvustab sekretär ka arutelu kokkuvõtte, sealhulgas iga sõna võtnud liikme peamised punktid.
Tehniliselt pole sellist asja nagu hääletamine "erapooletu" eest. Hääletamisest keeldumine tähendab üldse mitte hääletamist. Inimesed, kes soovivad fikseerida, et nad pole asja poolt ega vastu, peaksid selle asemel hääletama "kohal".
NÄIDE:
Johnson avas arutelu ABC Widgetsi arvelt 21 434,87 dollari eest. Pr Hatoyama ütles, et finantskomitee kiitis arve heaks eelmisel nädalal. Hr Michaels ütles, et toetab käimasolevat tööd ABC vidinatega. Hatoyama kolis ABC Widgets, Inc. arve kinnitamiseks 21 434,87 dollari eest. Pr Sandborn sekundeeris. Liikumine kandis 4-2, Hatoyama, Sandborn, Michaels ja Smith pooldasid ning Perez ja Clark olid vastu.
Kokkuvõtvad materjalid
Enamik minuteid lõpeb tavaliselt koosoleku katkestamise ajaga. Protokollile kirjutavad alla eesistuja ja protokollija, ehkki kui sekretär on fraktsiooni hääleõiguslik liige, siis sageli piisab ainult sekretäri allkirjast.
NÄIDE:
Johnson katkestas koosoleku kell 19.14. Järgmine koosolek on kavandatud 5. augustil kell 15.00 juhatuse koosolekuruumis.
Allkirjastatud, Robert Johnson, esimees Kyle McGregor, salvestussekretär